Sistem Pengolahan Data

SISTEM PENGOLAHAN DATA

A.    Pengertian

Pengolahan data adalah bentuk pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan agar dapat digunakan.Sistem pengolahan data adalah system yang melakukan pengolahan data.

Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisir dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi  penerima data. Contoh, nama mahasiswa, nilai UTS, nilai tugas dll akan diperoleh nilai akhir. Dengan kata lain, informasi datang dari data yang akan diproses.

.   B.  Metode Pengolahan Data

          Pengolahan data system informasi dalam organisasi biasanya terdiri atas metode teknologis dan manual.

Menurut Buch dan Stater ada dua macam metode pengolahan data yang penting :

1.      System manual : Semua operasi dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil ,kertas dan lain-lain

2.      Electromechanical ; suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai yang bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine).

C. Fungsi Dasar Pengolahan Data :

1. Mengambil program dan data (masukan / input)

2. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

4. Menyimpan hasil sementara dan hasil akhir pengolahan.

5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan

D. Siklus Pengolahan Data Lanjutan

1.      Origination: Proses pengumpulan data original à sumber dokumen. Contoh : berkas tes mahasiswa yang telah diberi nilai

2.      Input :Proses memasukkan data ke dalam sistem komputer

3.      Processing: Proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan

4.      Output:Menghasilkan output berupa informasi hasil pengolahan.

5.      Distribution: Proses dari distribusi output hasil pengolahan kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi: dokumen laporan. Contoh : dokumen daftar nilai dari dosen yang diserahkan ke BAAK. Dokumen laporan dapat menjadi dokumen sumber untuk pengolahan data berikutnya

Storage: Proses perekaman hasil pengolahan ke alat penyimpan (storage device) dan dapat dipergunakan kembali sebagai input untuk proses selanjutnya

1.      Basis Data

a)     Pengertian Basis Data

Basis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file denganfile lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan suatu
perusahaan atau instansi dalam batasan tertentu

b)     Istilah-istilah Basis data
            Beberapa hal yang termaksud unsur-unsur dari basis data adalah sebagai berikut:

1.      Entititas.Entititas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam.Pada bidang kesehatan Entity adalah Pasien, Dokter, Kamar.

2.      Field:Setiap entity mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang siswa dapat dilihat dari atributnya misalnya, NIM, Nama_siswa, Alamat.

3.      Record adalah kumpulan isi elemen data (atribut) yang saling berhubungan
menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.Contoh Kumpulan atribut NIP, Nama, dan alamat berisikan “01001245566”, Sanusi,Jl. Hati suci No 2 Kupang.

4.      Data Value merupakan data aktual atau infomasi yang disimpan ditiap data elemen. Isi atribut disebut nilai data.Kunci Elemen Data ( Key Data Element )
Tanda pengenal yang secara unik mengidentifikasikan entitas dari suatu kumpulanentitas.Contoh Entitas Mahasiswa yang mempunyai atribut-atribut npm, nama, alamat,tanggal lahir menggunakan Kunci Elemen Data npm.

c)      Komponen-komponen Sistem Basis Data ( Database )
            Basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file atau tabel yang saling berhubungan dan Database Management System ( DBMS ) yang memungkinkan beberapa pemakai untuk mengakses dan manipulasi file-file tersebut (Fathansyah,1999 ). Dalam Sistem Basis data memiliki beberapa komponen yaitu:

1.      Perangkat Keras ( Hardware )
Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sistem basis data adalah memorisekunder hardisk.

2.      Sistem Operasi ( Operating System )
Sistem Operasi (Operating System) merupakan program yang mengaktifkan ataumengfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource) dan melakukan operasi-operasi dalam komputer. Sistem Operasi yang banyak digunakan seperti: MS-DOS, MS-Windows 95 MS Windows NT, dan Unix.Basis  data (  Database  )Sebuah basis data ( Database ) dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data seperi file atau tabel.

3.      Database Management System ( DBMS )
Pengolahan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung,tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak yang disebut DBMS yang menentukanbagaimana data disimpan, diubah dan diambil kembali.

4.      Pemakai ( User )
Bagi pemakai dapat berinteraksi dengan basis data dan memanipulasi data dalam program yang ditulis dalam bahasa pemograman.

d)     Tujuan dan Manfaat Basis Data
Tujuan utama dalam pengolahan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh data yang kita cari dengan mudah dan cepat (Fathansyah,1999).Pemanfaatan basis data dilakukan dengan tujuan yaitu:

1.      Kecepatan dan kemudahan (Speed ):Pemanfaatan Database memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan ( manipulasi ) dan menampilkan kembali data tersebut dengan cepat dan mudah, dari pada kita menyimpan data secara manual.

2.      Efisien ruang penyimpanan (Space)
Dengan Database penggunaan ruang penyimpanan data dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan data dengan menerapkan sejumlah pengkodean .

3.      Keakuratan (Acuracy)
Pemanfatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan penerapan aturan atau batasan tipe data dapat diterapkan dalam Database yang berguna untuk menentukan ketidakakuratan pemasukan atau penyimpanan.

4.      Keamanan (Security)
Dalam sejumlah sistem ( apilkasi ) pengelolah database tidak menerapkan aspek keamanan dalam penggunaan database. Tetapi untuk sistem yang besar dan serius,aspek keamanan juga dapat diterapkan. Dengan begitu kita dapat menentukan siapa yang boleh menggunakan database dan menentukan jenis operasi-operasi apa saja yang boleh dilakukan.

5.      Terpeliharanya keselarasan data (Consitant)
Apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda maka secara otomatis
perubahan itu berlaku untuk keseluruhan

6.      Data dapat dipakai secara bersama (shared)
Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi (secarabatch maupun on-line) pada saat bersamaan.

7.      Dapat diterapkan standarisasi (standardization)
Dengan adanya pengontrolan yang terpusat maka DBA dapat menerapkan
standarisasi data yang disimpan sehingga memudahkan pemakaian, pengiriman maupun pertukaran data.

e)     Pengguna Basis Data

1.      System Engineer
Tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan Sistem Basis Data, dan juga mengadakan peningkatan dan melaporkan kesalahan dari sistem tersebut kepada pihak penjual.

2.      Database Administrator (DBA)
Tenaga ahli yang mempunyai tugas untuk mengontrol sistem basis data secara
keseluruhan, meramalkan kebutuhan akan sistem basis data,merencanakannya dan mengaturnya.
Tugas DBAMengontrol DBMS dan software-software